La route du succès : 7 conseils en or pour organiser soi-même un événement

De débutant à expert en planification d’événements

Vous paniquez lorsque l’on vous demande d’organiser un événement au sein de votre entreprise ou de votre organisation ? Ce n’est pas nécessaire ! Chaque planificateur d’événement professionnel a dû commencer quelque part. Voici sept conseils qui vous permettront de devenir un expert en planification d’événements.

1. Acquérir de l’expérience

Vous n’avez aucune expérience dans l’organisation d’événements ? Mettez-vous au travail ! Proposez vos services en tant que stagiaire ou bénévole lors d’événements dans votre région. Ceci vous donnera l’opportunité non seulement d’apprendre à connaître les divers aspects du monde événementiel, mais vous permettra potentiellement de créer des contacts intéressants.

2. Oser poser des questions

Réussir l’organisation d’un événement commence par apprendre à (se) poser les bonnes questions. Pourquoi organisons-nous cela? Qui veut-on y inviter et pourquoi ? Comment contacter les bonnes personnes ? Pourquoi les clients prendraient-ils le temps de venir à cet événement ? Qu’attendons-nous des clients à la suite de cet événement ? Ce n’est que lorsque vous aurez obtenu réponse à ces questions que vous pourrez passer à la phase de production.

3. Trébucher et se remettre en route rapidement

Vous avez investi beaucoup de temps dans la préparation de votre événement et cependant, vous avez l’impression de ne pas être prêt lors du jour J. Vous avez déjà rencontré ce problème ? Relevez la tête ! L’organisation de n’importe quel événement connaît sa part de problèmes, ils sont inévitables. Un planificateur d’événement professionnel le sait mieux que quiconque et est préparé à y faire face. Outre votre plan A, assurez-vous d’avoir un plan B, C, D, et même un plan Z si vous l’estimiez nécessaire. Réfléchissez à différents scénarios, apprenez à réagir rapidement et à prendre des décisions audacieuses. Plus vous organiserez d’événements, plus vous pourrez anticiper les éventuels problèmes susceptibles d’apparaître en cours de route et vous apprendrez ainsi à y faire face de manière efficace, voire à les éviter.

4. Observer !

Il n’est pas obligatoire de faire des erreurs pour apprendre quelque chose de nouveau. Assister à des événements externes, des réunions et des conférences peut parfois s’avérer suffisant que pour en apprendre énormément. Quels sont les qualités et les défauts des autres gestionnaires d’événements ? Comment gèrent-ils leurs équipes ? Quels sont les techniques et les canaux de communication qu’ils utilisent ? Quels sont les points que vous avez trouvés positifs et quels sont ceux que vous modifieriez ? Répondre à toutes ces questions vous permettra d’améliorer vos propres compétences.

5. Être unique !

Qu’il s’agisse d’une conférence, d’une fête de bureau, d’une activité de teambuilding ou d’une présentation du produit : avant d’assister à un quelconque événement, vous avez la plupart du temps une idée de la manière dont celui-ci va passer. Dès lors, en tant qu’organisateur d’événements qui aime à dépasser les attentes, que devrez-vous faire pour satisfaire votre audience ? Le succès de votre événement sera lié à son concept. Osez vous éloigner de la « norme » ! L’originalité est payante. Effectuez des recherches sur les tendances récentes, les nouvelles technologies et utilisez-les lors de votre événement. Le changement et une bonne dose de créativité pourront vous aider à devenir un organisateur d’événements renommé.

6. Se tenir à jour

Outre le fait d’assister à des événements, consulter Internet peut également être une source d’inspiration pour un gestionnaire d’événements (in)expérimenté. Vous y trouverez de nombreux conseils et astuces, des informations sur les dernières tendances événementielles et des études de cas regroupant de nombreuses informations intéressantes. Les forums, groupes de conversation en ligne ainsi que les médias sociaux vous donneront la possibilité de poser des questions et de discuter avec vos collègues et concurrents. L’industrie événementielle est en constante évolution. Assurez-vous de toujours être au courant des dernières évolutions de ce secteur.

7. Rester ouvert aux critiques

Les critiques peuvent parfois être difficiles à admettre, mais elles vous fourniront beaucoup d’informations précieuses vous permettant d’améliorer la qualité de vos futurs événements. N’hésitez donc jamais à demander à personnes participant à vos événements, à vos clients et à vos partenaires leur opinion critique, dans le but de constamment vous améliorer, pendant et après chaque événement.

Vous désirez obtenir de l’aide pour organiser un événement ? Nous nous ferons un plaisir de vous aider. N’hésitez pas à nous contacter dès aujourd’hui.