Aider à l’organisation de conférences de meilleure qualité

Quelques réflexions de la part d’un conférencier professionnel

Travaillant depuis de nombreuses années dans l’industrie événementielle, les séminaires et les conférences ont toujours tenu une place spéciale dans mon cœur. Rien n’est plus excitant et plus enrichissant que de réunir des gens dans le but de leur faire partager leurs connaissances et échanger leur expérience.

J’ai participé à l’organisation de très nombreux événements de ce type et ai réalisé il y a quelques années à quel point notre industrie était conservatrice. Nos vieilles habitudes ont la vie dure et nous avons peur de prendre le moindre risque. Je veux changer cela ou du moins participer à ce changement.

Innovations techniques

Depuis des décennies, les conférences, les séminaires et les événements d’affaires ont tous le même format. Oui, il y a bien eu de nombreuses innovations dans ce secteur, mais la plupart d’entre elles étaient purement technologiques. Toujours plus d’applications différentes, de meilleurs projecteurs, d’écrans panoramiques, de solutions en 3D… ce n’est pas le choix qui manque, et toutes ces innovations contribuent à améliorer la qualité de nos événements.

Mais nous continuons à obliger notre audience à s’asseoir sur des chaises, dans une salle sombre – tout comme au théâtre –  transformant notre audience en spectateurs passifs d’un show spectaculaire et (dans le meilleur des cas) intéressant. L’agenda est le même chaque année et ressemble à celui de n’importe quelle autre conférence au monde. Un mot de bienvenue, une mise à jour, des chiffres, une pause le matin et une pause l’après-midi, un déjeuner et un intervenant principal pour motiver les participants. Voilà la liste des ingrédients d’une conférence traditionnelle.

Et non, je n’ai pas oublié les sessions « en petits groupes». Je ne les ai tout simplement pas mentionnées car la plupart d’entre elles sont identiques à la session principale, à la seule différence qu’elles incluent moins de participants, ont lieu dans une pièce éclairée par la lumière du jour et font usage d’un tableau de conférence.

Interaction

Tout le monde réclame de « l’interaction avec l’audience ». Depuis des décennies nous nous plaignons de PowerPoint et parlons constamment de l’importance de la transmission de notre message.

Il est donc temps d’agir dans ce sens. Non pas parce que je le recommande, mais parce que votre audience l’exige. Vos auditeurs en ont assez. Ils ont vu et entendu suffisamment de présentations traditionnelles. Dorénavant, ils veulent de la valeur. De la valeur ajoutée en échange du temps qu’ils consacrent à l’événement. L’auditoire veut apprendre de nouvelles choses, rencontrer de nouvelles personnes, découvrir de nouveaux points de vue et surtout il est désireux de partager ses connaissances et son expérience. Cela signifie remodeler l’agenda de la présentation, repenser la manière dont se déroulera l’événement, laisser du temps au public afin qu’il puisse apporter sa contribution. Expérimentez différents formats de réunions, brainstorms, ateliers, …

Et, soit dit en passant, arrêtez de penser que tout cela doit obligatoirement être fait au sein d’une salle de réunion. Que diriez-vous d’une terrasse, d’un jardin, voire d’une piscine ? Osez prendre des risques. Définissez les objectifs de votre événement et concevez ensuite l’événement spécifiquement dans le but d’atteindre ces objectifs.

Erwin Dielens

Erwin Dielens is an expert in events, meetings, conferences and live communication with a track record of 15 years of which a big majority in the international B2B environment.”