Road to success

Op weg naar succes: 7 gouden tips om zelf een event te organiseren

Van beginner tot succesvol event planner

Breekt het zweet je uit wanneer je wordt gevraagd een evenement op poten te zetten binnen je bedrijf of organisatie? Geen nood! Ieder succesvol event planner is ooit ergens begonnen. Wij geven je alvast zeven tips om je in sneltempo te ontwikkelen tot een succesvol event planner.

1. Doe ervaring op

Geen ervaring met het organiseren van een evenement? Daar kan je aan werken! Bied je aan als stagiair of vrijwilliger tijdens evenementen in de ruime regio. Dit geeft je niet alleen de kans om de diverse aspecten binnen de eventwereld beter te leren kennen, het geeft je ook de mogelijkheid om interessante contacten te leggen.

2. Durf te vragen

Een goed event begint bij de juiste vragen. Waarom organiseren we dit? Wie willen we dat er komt? Hoe gaan we de juiste personen bereiken? Waarom zouden gasten de tijd nemen om naar dit event te komen? Welke actie verwachten we van de gasten na het event? Pas als je op deze vragen een antwoord hebt, kan je aan de productie beginnen.

3. Vallen en heel snel weer opstaan

Je hebt heel wat tijd gestoken in de voorbereiding van je evenement en toch loopt er op de dag zelf nog iets mis. Herken je je in deze situatie? Kop op! Op elk event loopt wel eens wat mis. Een succesvol event planner weet dit en is hierop voorbereid. Zorg dat je naast je plan A ook een plan B,C, D en desnoods een plan Z hebt. Denk na over verschillende scenario’s, leer snel handelen en durf beslissingen nemen. Des te meer evenementen je organiseert, des te sneller je mogelijke struikelblokken zal voorspellen. Ideaal om ze tijdig aan te pakken en te verhinderen!

4. Observeer

Je hoeft niet altijd fouten te maken om bij te leren. Ook het bijwonen van externe events, meetings en conferenties kan je soms heel wat wijsheid opleveren. Welke fouten en successen merk je bij andere event managers? Hoe gaan zij om met hun team? Welke technieken en communicatiekanalen gebruiken ze? Wat vond je goed en waar zou je een andere aanpak hanteren? Inzichten die je kan gebruiken om jouw skills verder te verbeteren.

5. Wees uniek

Of het nu gaat om een congres, personeelsfeest, teambuildingactiviteit of productvoorstelling, vooraleer je een evenement bijwoont, heb je vaak al een idee waaraan je je mag verwachten. Maar wat als je als organisator die verwachtingen overtreft? Het succes van je event valt en staat met je concept. Durf af te stappen van de ‘standaard’. Originaliteit loont. Ga op zoek naar nieuwe event trends en technologieën en implementeer ze in je event. Verandering en een dosis creativiteit helpen je groeien tot een succesvol event organisator.

6. Blijf up-to-date

Niet enkel het bijwonen van events, maar ook het internet is een bron van inspiratie voor (on)ervaren event managers. Je vindt er heel wat nuttige tips en tricks, informatie over de laatste event trends en case studies waar je zelf heel wat interessante informatie kan uithalen. Daarnaast bieden ook online fora en event groepen op sociale media je de kans om vragen te stellen en te praten met concullega’s. De event industrie verandert voortdurend. Zorg ervoor dat je mee bent met de laatste nieuwtjes.

7. Sta open voor feedback

Feedback kan soms hard zijn, maar het geeft je daarnaast ook heel wat waardevolle informatie om je toekomstige evenementen te verbeteren. Vraag daarom aanwezigen, klanten en partners naar hun ongezouten mening. Enkel zo kan je jezelf verder ontplooien. Evalueren kan zowel tijdens als na het evenement.

Wens je toch graag hulp bij het organiseren van een evenement? Wij helpen je met plezier verder. Neem vandaag nog contact met ons op.

Erwin Dielens

Erwin Dielens is an expert in events, meetings, conferences and live communication with a track record of 15 years of which a big majority in the international B2B environment.”