Op weg naar betere conferenties

Enkele bedenkingen van een meeting professional

Al jarenlang ben ik actief in de event sector. Seminaries en conferenties hebben intussen een hele speciale plaats in mijn hart verworven. Er is niets zaliger dan mensen samen te brengen en hen de kans te bieden om kennis te delen en ervaringen uit te wisselen.

Doorheen de jaren heb ik al deel mogen uitmaken van heel wat producties en het is me opgevallen hoe conservatief de event industrie is. We blijven vasthangen aan oude gewoontes en zijn bang om risico’s te nemen. Als event planner wil ik deze oude gewoontes doorbreken en vernieuwing in gang zetten of op zijn minst deel uitmaken van deze positieve verandering.

Technische vernieuwingen

Al decennia lang hebben conferenties, seminaries en andere business events hetzelfde format. Doorheen de tijd hebben er zich wel vernieuwingen voorgedaan, maar deze bevonden zich vooral in het technische gedeelte van de event industrie. De lancering van diverse applicaties, betere projectoren, wide screen en 3D-oplossingen, ze dragen allemaal bij tot betere, kwalitatieve evenementen.

Toch zijn er nog heel wat zaken voor verbetering vatbaar, waaronder de interactie met het publiek. Gasten krijgen nog te vaak een ‘passieve’ rol toegewezen. Ze worden in theateropstelling op stoeltjes gedropt in donkere (vergader)zalen om er een ‘spectaculaire’ show bij te wonen. Nog voor ze het event bijwonen, weten ze vaak al waaraan ze zich mogen verwachten: een welkomwoordje, een update, wat cijfers, enkele pauzemomenten, een lunch en een spreker. Of je nu een conferentie bijwoont in België of in een ander land, het zijn de ingrediënten van de traditionele conferentie.

Interactie

Meer dan ooit is het publiek op zoek naar interactie en betrokkenheid. Ze willen af van saaie eenzijdige (PowerPoint)presentaties. Hoog tijd dus voor verandering! En dat niet omdat ik het aanraad, wel omdat het publiek er wel degelijk naar vraagt. Ze hebben geen boodschap meer aan traditionele events, waarin ze stilzwijgend moeten toezien en luisteren. Ze willen dat hun tijd écht rendeert. Nieuwe dingen leren, interessante mensen ontmoeten, inzichten verwerven en kennis en ervaringen uitwisselen, dat is waar ze naar op zoek zijn. Dit alles betekent dat de agenda, de event flow en de gastenrol tijdens evenementen moet herbekeken worden. Waarom niet experimenteren met diverse meeting formats, brainstormsessies, workshops enzovoort? Wees origineel. Denk ook verder dan de traditionele meeting room. Wat dacht je bijvoorbeeld van een event op het terras, in de tuin of aan het zwembad? Durf risico’s te nemen.

Leg de doelstellingen van je evenement vast en pas het event zodanig aan dat de vooropgestelde doelstellingen probleemloos worden bereikt. Succes!

Erwin Dielens

Erwin Dielens is an expert in events, meetings, conferences and live communication with a track record of 15 years of which a big majority in the international B2B environment.”